档案室管理要求及档案目录

学校档案管理要求

一、学校档案是在教育、教学、教研、管理以及其他各项活动中形成的、反映学校历史面貌的、对学校和社会具有保存、利用价值的各种文字、图表、声像、实物等不同形式和载体的历史记录。

二、学校档案工作是办好学校的基础工作之一，是学校管理工作的组成部分，也是衡量教育质量和管理水平的重要标志。学校档案工作实行"四同步"管理，即在布置、实施、检查、总结学校各项工作的同时，同时整理各项工作过程的档案资料。

三、学校一把手要亲自抓档案建设工作，并定期研究和及时解决档案工作中存在的实际问题。

四、学校设立综合档案室，由一名副校长具体牵头，设置1－2名档案管理员。学校各处室负责人负责本处室的档案资料的整理，按打印要求和标准格式将整理好的档案资料随时交档案管理员入档。

五、档案材料的收集、立卷和归档   

学校工作人员在其从事教学、科研、党政管理等职务活动中形成的各种载体形式的档案材料，必须按规定移交归档，集中管理。档案管理员按照档案资料的分类目录要求，把收集到的各种档案进行整理、分类、归档工作。

各种档案材料（包含照片、音像制品和实物）随时整理，随时或定期归档。仪器设备类文件材料在开箱后及时整理归档；归档的档案材料应质地优良，书绘工整，字迹清楚，符合有关规范和标准要求（详见附件1）。

六、学校综合档案室要对接收的各类档案进行科学分类、编号、立卷和装订（装订标准详见附件2）。

七、档案工作人员要加强档案管理，严格档案借阅制度，做好保密工作，确保档案安全。档案室应对档案的借阅和移出有详细的登记，借阅和移出人要签字。

八、学校档案主要供本校利用，其他单位和个人查阅档案时，应持单位介绍信、经领导签字同意后，方可查阅。对于重要的、珍贵的档案资料，一般不提供档案原件，如特殊需要时，须经分管领导批准。

九、学校综合档案室要定期对所存档案进行全面检查，对破损和字迹褪色的档案，及时修复或复制；如遇有特殊情况，应立即向校领导报告，及时处理。学校撤销、合并或分立时，学校档案的归属：学校撤销时，档案移交当地档案馆保存；学校合并时，档案随之并入；学校分立时，档案由原校保存。

附件:1.文字档案材料印制格式要求。

2.档案材料立卷装订存放的要求。

3.学校档案目录索引（参考）。

附件1

文字档案材料印制格式要求（参考）

      档案用纸：采用GB/T 148中规定的A4型纸，其成品幅面尺寸为：210 mm×297 mm。

页边与版心尺寸：档案用纸天头（上白边）为37 mm±1 mm，公文用纸订口（左白边）为28mm±1mm，版心尺寸为156 mm×225 mm。

字体字号：标题一般用2号加粗宋体字，文中标题层次依次为“一、”“（一）”“1.”“（1）”，一级标题用黑体，二级标题用楷体，三、四级标题用3号仿宋体；每个自然段开始行左侧空两字符；如无特殊说明，正文文字格式一般用3号仿宋体字。

标点符号和数字：标点符号用全角，阿拉伯数字用半角。

行数和字数：一般每面排22行，每行排28个字，并撑满版心。特定情况可以作适当调整，如首页和尾页等。

文字的颜色：如无特殊说明，正文文字的颜色均为黑色。

印制要求：双面印刷，印品着墨实、均匀；字面不花、不白，版面干净无底灰，字迹清楚无断划，尺寸标准，版心不斜。

文字材料的日期：所有的档案资料均应标明日期，没有日期的档案是没有意义的，没有任何保存价值。用阿拉伯数字将年、月、日标全，年份应标全称，月、日不编虚位（即1不编为01）。

附件2

档案资料立卷装订存放要求（参考）

各类档案盒里装的是当学年的档案资料，也就是每年的秋季开学（一般是9月1日）到下一年的暑假结束（一般是8月31日）这个期间的档案资料。每年暑假期间开始对即将过去的学年度档案资料进行整理，该补充的补充，该打印的打印，进而分类、立卷、装订、存放。

立卷要求

各类文字档案资料一般情况下按学年度立卷，每卷大约100张纸左右（200页左右）。若某类档案多卷，末卷小于100页可并入上一卷，大于100页且不足200页可装订成一卷。

两种小于100页的档案资料可合并立卷。

1.每卷装订前要编好页码，单数页码在右上角，双数页码在左上角，编好页码后编制本卷的目录。按卷宗编号，把每一卷的目录合并在一起形成年度档案总目录。

2.立卷档案统一封面，封面标注编号和本卷的类别。每学年把所有的立卷档案进行编号，编号采用“10位数两杠一括号”的形式，如2015-16-01（10），表示2015-2016学年度第一卷档案，括号里数字表示这个年度档案资料共有10卷。

3.各种机构设置、课程表等档案资料，以及几年不变的如学校平面图、建筑设计图等，可长期存放在档案盒里，不必装订。

左侧装订

成卷的档案采用棉线绳子装订：

1.每本100－200张纸，双面打印200－400页。

2.用打孔机左侧打吼，孔距均匀，孔与卷脊的距离不少于5mm,4孔5线缝法且每孔缭绕卷脊，绳结打在每卷的背面。

3.打孔时要注意和绳子相匹配，防止大绳细，装订不牢固。

存放

1.每年立卷装订好的档案不再放入原档案盒内，按照每卷的编号顺序，小号在上，大号在下叠放一起，最上面放置年度总目录，放在标注年度明显的档案橱或柜子里，以便节省空间、易查找。

2.实物资料，如锦旗、奖状、奖杯等要放到学校展室里分别悬挂在墙上、放置在展台上，并单个拍照建立电子档。

3.音像资料要存储在专用设备上，按年度编号建立电子档案，并有复制另存。

档案编号：

2018－19－01（10）

类别：

1.××××××××××××（？－？页）

2.××××××××××××（？－？页）

3.××××××××××××（？－？页）

附件3

深圳德邦高级中学档案资料目录索引（参考）

一、办公室、教导处档案资料目录（101——705）

第一类：文件资料（101—103）

101.学校简介、平面图、全校教职工登记表。

102.上级文件（意见、通知、法规等）。

103.学校党工团部门（党支部、工会、共青团）组织机构、工作计划、会议记录及工作总结。

第二类：常规管理（201—206）

201.校董会、校委会、教务处、政工处、后勤处、教代会、团支部、学生会等组织机构及分工。

202.学校远、中、近期发展规划（建设、管理、规模等）及学年度、学期工作计划和总结；班、级组、科组学年度、学期工作计划及总结。

203.学校规章制度（合订本）（校历表、作息时间表、请销假、考勤、考核、奖惩、办公、教学、教研、财务、卫生、安全、例会、教代会与民主管理、学习培训、岗位职责等）。

204. 各种会议记录（校董会、校务会、教代会、学生会等会议纪录）。

205. 校报、校刊、校务公开资料。

206. 教职工考勤记录、班级纪律卫生检查评比情况记录。208. 学校荣誉登记及图片、证件复印件。

第三类：教学工作（301—303）

301.教务处大事安排表、总课程表、任课表、学期（学年度）总结。

302.教学常规检查记录（课堂教学、备课、作业批改、辅导、课外活动等检查情况记录）。

303.各班各科期中、期末考试成绩统计表（升级、毕业考试、学科竞赛等）。

第四类：教研工作（401—405）

401.各学科教研活动计划、记录与总结。

402.公开课、优质课、观摩课活动安排及总结，主讲人的课堂设计（教案）。

403.教育干部、教研组长及教师听课、评课、说课记录。

404.教研通讯、论文成果、获奖记录。

405.科研课题申请报告、实施方案、阶段性成果总结及专项教改试验情况。

第五类：教师管理（501—504）

501.专任教师基本情况、任课及工作量情况登记表。教师获学校及以上的奖励和处分统计表。

502.教师培训计划、内容、登记表等（含国培、市培、校培等）。

503.语言文字工作领导小组、计划、总结，教师普通话等级证书复印件，师生口语实践活动记录。

504.教师业务档案（个人基本情况登记表，说课、优质课、公开课教案，论文论著复印件，专业技术考核、职业道德考核及学历和各种奖励证书复印件等）。

第六类：学生管理（601—607）

601.学生入学情况登记表（以班级为单位）。

602.学籍档案（或电子档）。

603.毕业生花名册（以班级为单位），学生各科成绩登记册（入学、期中、期末、毕业等），学生德育考核及操行评语等。

604.学生变动情况登记表、统计表及学籍变更材料。

605.残疾儿童随班就读情况表，后进生转化情况记录，学生获学校及以上单位奖励和处分统计表。

606.安全教育方案、内容及方法，安全演练方案，安全管理责任书等。

607.安全检查记录及专项整治资料，安全工作计划和总结。

第七类：体育卫生、艺术、科学、劳动及第二课堂活动（701—705）

701.体育卫生、艺术、科学、劳动及第二课堂活动领导小组及计划、总结。

702.学生体质健康检测登记表、统计表。

703.疾病预防宣传教育活动记录，患病学生追踪记录。

704.各种课外活动小组活动计划、记录、总结。

705.特长生参加各种比赛及获奖情况。

二、政教处、德育处档案资料目录（801——809）

801.德育工作组织机构、工作计划、活动记录及总结。

802.班主任职责，班级主题班会计划、内容、方式和记录，班主任研讨、培训活动记录。

803.团（队）计划、总结及活动记录，国旗下讲话稿等。

804.班级量化管理统计表。

805.好人好事记录，个别教育记录（个案教育），违纪处理决定。

806.警校共建活动记录，法制教育活动记录。

807.家长学校资料（组织、制度、计划、教案、活动记录、总结等）。

808.心理健康教育情况记录（计划、情况调查、分析、团体训练、个别咨询）。

809.德育课题研究资料（课题、研究过程、成果），德育论文、获奖记录（证书或复印件）。

三、图书室（馆）档案资料目录（901——905）

901.图书管理员：登记表、职责、培训情况，图书室（馆）或个人获奖及论文发表情况记录。。

902.图书账册（文字版和电子版）（购入时间、价格、注销等情况）。

903.师生的办证登记、阅读记录、班级借阅和师生个人年度借阅明细表、读书活动推荐图书的统计表。

904.图书目录索引及其他为教育教学服务的报刊、杂志、文献等资料（图片、影像等）。

905.年度图书馆经费使用情况的会计资料。

四、仪器设备档案资料目录（1001——1008）

1001.实验室管理制度，实验员职责，实验仪器设备登记册、目录索引及说明书等。

1002.实验教学进度表，实验报告单。

1003.教学仪器、设备购置计划申请表，教学仪器验收单。

1004.教学仪器设备借用登记表，教学仪器设备报废、损失（调出）登记表。

1005.教学仪器设备维修保养记录。

1006.易燃、易爆、有毒药品使用登记表。

1007.自制教具及第二课堂活动情况。

1008.学生实验操作考核记录。

五、音体美和现代教育技术档案资料目录（1101——1106）

1101.音体美器材配备和现代教育技术装备（含计算机教室、多媒体室、录播室、网管室、监控室等）登记册，各室配套建设的申请报告、购置合同、组织验收、维修、保养、报废等记录。

1102.功能教室（音体美专业教室、计算机教室、多媒体室、录播室、网管室、监控室等）使用情况记录。

1103.音体美和现代教育技术师资登记表及参加培训情况。

1104. 音体美和现代教育技术软件资料目录（电教教材收费许可证、年检），音体美和现代教育技术软、硬件借用登记。

1105.音体美和现代教育技术兴趣小组活动记录。

1106. 音体美和现代教育技术科学规划课题及研究成果，论文、论著、优质课整合教案及成果。

六、总务室、后勤档案资料目录（1201——1206）

1201.总务人员职责、登记表。

1202.总务工作计划、总结。

1203.基本建设维修资料（校舍档案、学校规划平面图、地契证明、施工文件等）。

1204.学校校产登记表（房屋建筑、教学设备、图书资料、交通工具及其他设备物品）。

1205.食堂从业人员相关资料（登记表、体检合格证、卫生许可证）。

1206.校务公开表、财务报表。

衡水市中等及中等以下学校档案资料目录索引（参考）

一、办公室、教导处档案资料目录（101——710）

第一类：文件资料

101、上级文件（意见、通知、法规等）。

102、组织、安全保卫制度。

103、安全稳定责任书。

104、安全教育、安全检查及专项整治资料。

105、安全工作计划和总结。

第二类：常规管理

201、学校简介及平面图。

202、学校领导机构及分工。

203、规章制度（校历表、作息时间表、请销假与考勤、奖惩、办公、教学、教研、财务管理、卫生、例会、教代会与民主管理、学习、岗位职责等）。

204、学校远、中、近期目标（建设规划、管理）。

205、学校工作计划和总结。

206、校务会议纪录。

207、教（职）代会记录、决议案。

208、领导听课笔记。

209、政治学习记录（思想、作风、纪律整顿等活动）。

210、业务学习记录。

211、校务公开记录。

212、教职工考勤记录。

213、班级纪律卫生检查评比情况记录。

214、薄弱班级转化情况记录。

215、学校荣誉登记及证件复印件。

216、校报、校刊。

217、学校大事记。

第三类：教学工作

301、教务处计划与总结。

302、学科教学计划与总结。

303、学科成绩表、统计表、试卷分析。

304、各班学生期中、期末考试成绩册、（升级、毕业考试、学科竞赛成绩表、统计表）

305、教学常规检查记录（课堂教学、备课、作业批改、辅导、课外活动检查情况记录）。

306、班级转化学困生记录。

第四类：教研工作

401、各学科教研活动计划、记录与总结。

402、教研教改学习记录。

403、公开课、优质课、观摩课活动记录及教案。

404、听课、评课、说课记录。

405、教研通讯、论文成果、获奖记录。

406、科研课题、审批计划、实施方案、阶段性成果总结。

407、专项教改试验情况。

第五类：教师管理

501、教职工登记表。

502、专任教师登记表、学历证书复印件。

503、校本培训计划、总结。

504、教师继续教育、校本培训计划登记表。

505、继续教育证书。

506、语言文字工作领导小组、计划、总结、奖惩制度。

507、教师普通话培训与测试工作记录。

508、教师普通话等级证书。

509、师生口语实践活动记录。

510、教师任课工作量情况记录。

511、教师业务档案。

512、教师奖惩记录（荣誉证书复印件）。

513、教师专业技术考核、职业道德考核登记表。

第六类：学生管理

601、0——15周岁人口登记表（小学）、13——17周岁人口登记表（初中），16——20周岁人口登记表（高中、中专）。

602、普及程度统计表（入学率、巩固率、毕业率、完成率）。

603、班级学生花名册及统计表。

604、学籍档案。

605、毕业生花名册。

606、学生变动情况登记表、统计表及学籍变更材料。

607、残疾儿童受教育情况登记（花名册、入学情况、入学率）

608、学生考勤及奖惩记录。

609、学生素质综合评价教案及评价课记录（《小学生素质综合评价手册》单独封存）。

610、控辍保学工作记录及相关资料（在本校区外上学的学生分年级登记表，外校区在本校上学的学生分年级登记表）。

第七类：体育卫生、艺术、科学、劳动及社会实践活动

701、体育卫生、艺术、科学、劳动及社会实践活动领导小组及计划、总结。

702、学生体质健康标准登记表、统计表。

703、体育运动队训练情况。

704、体检登记表、统计表。

705、疾病预防宣传教育活动记录。

706、患病学生追踪记录。

707、各种课外活动小组活动计划、记录、总结。

708、劳技课和劳动基地活动记录。

709、特长生及获奖情况。

710、小发明、小创造获奖记录。

二、政教处、德育处档案资料目录（801——820）

801、德育处（少先队、共青团）规章制度。

802、学校德育工作计划、总结。

803、德育工作组织机构及活动记录。

804、团（队）计划、总结及活动记录。

805、班主任工作计划和总结。

806、班主任研讨、培训活动记录。

807、国旗下讲话。

808、德育基地、资料。

809、主题班会记录（评比标准、评比结果、主题班会教案）。

810、班级量化管理统计表。

811、个别教育记录（个案教育）。

812、好人好事记录。

813、违纪处理决定。

814、警校共建活动记录。

815、法制教育活动记录。

816、关工委工作记录。

817、家长学校资料（组织、制度、计划、教案、活动记录、结业成绩、总结等）。

818、心理健康教育情况记录（计划、情况调查、分析、团体训练、个别咨询）。

819、德育课题研究资料（课题、研究过程、成果）。

820、德育论文、获奖记录（证书或复印件）。

三、图书室档案资料目录（901——908）

901、学校图书馆工作发展计划、专题会议记录。

902、图书馆工作计划、总结及业务活动记录。

903、图书馆管理人员有关阅读指导和图书馆知识的教学教研活动资料。

904、图书馆或个人获奖及论文发表情况记录。

905、新书介绍目录索引及其他为教育教学服务的二次文献资料。

906、师生的办证记录、阅读记录、分时间段和读者群流通统计、教师个人年度借阅明细表、读书活动推荐图书的统计表。

907、常规管理账册（总括登记、个别登记、注销登记）。

908、近两年图书馆经费使用情况的会计资料。

四、实验室档案资料目录（1001——1019）（按物理、化学、生物、自然分类或科学分类）

1001、实践教学工作大事记。

1002、实践教学资料档案目录。

1003、教学仪器设备说明书索引。

1004、实验室业务人员统计表。

1005、实验教学进度表。   

1006、实验通知原始情况记录表。

1007、实验事故报告单。

1008、实验课开出率统计表。

1009、教学仪器、设备购置计划申请表。

1010、教学仪器验收单。

1011、教学仪器借用登记表。

1012、教学仪器、设备报废、损失（调出）登记表。

1013、教学仪器设备维修保养记录。

1014、易燃、易爆、有毒药品使用登记表（初中、高中、中专）。

1015、实验操作考核记录。

1016、自制教具及第二课堂活动。

1017、荣誉登记。

1018、学生实验报告。

1019、教学仪器总帐、分类账、明细账，自治教具专用帐。

五、现代教育技术档案资料目录（1101——1109）

1101、现代教育技术机构、工作计划、总结。

1102、现代教育技术师资培训。

1103、功能教室（计算机、多媒体、多功能教室）原始记录。

1104、现代教育技术软、硬件借用登记。

1105、现代教育技术软件资料目录（电教教材收费许可证、年检）。

1106、现代教育技术硬件明细账（申请、购置、验收、维修、保养、报废）。

1107、现代教育技术兴趣小组活动记录。

1108、现代教育技术科学规划课题及研究成果。

1109、论文、论著、优质课整合教案及成果。

六、总务室、后勤档案资料目录（1201——1207）

1201、总务管理制度及人员职责。

1202、总务工作计划、总结。

1203、基本建设资料（校舍档案、学校规划平面图、地契证明、施工文件等）。

1204、学校财产登记表（房屋建筑、教学设备、图书资料、交通工具及其他设备物品）。

1205、食堂从业人员相关资料（登记表、体检合格证、卫生许可证，食品从采购、加工到留样各道工序安全责任书、职责）。

1206、校务公开表、财务报表。

1207、勤工俭学记录。

七、其它（1301——     ）